Von Druckereien und Agenturen werden fast ausschliesslich PDF-Dokumente als «Gut zum Druck» oder Kontrollabzug verschickt. Das spart Kosten und Zeit. Im Idealfall werden Fehler, die auf diesen Abzügen entdeckt werden, vom Kunden auch gleich mit der Kommentarfunktion in Acrobat markiert.
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Vorteile
Die Verwendung der Kommentarfunktion in Acrobat zur Angabe von Korrekturen hat viele Vorteile.
Zum Beispiel
- Checkbox, um einen Kommentar als erledigt zu markieren
- Filterung der Kommentare
- Information zum Autor des Kommentars
- Keine Handschriften, die entziffert werden müssen
- Texte können via Copy&Paste übernommen werden
Falsche Anwendung
Leider werden die Kommentarfunktionen vielfach nicht korrekt benutzt und das kann die Weiterverarbeitung sehr fehleranfällig und zeitaufwendig machen. Der häufigste Fehler ist, dass nur die Notizfunktion benützt wird oder dass für eine Korrektur mehrere Werkzeuge eingesetzt werden (durchstreichen aber den neuen Text mit einer Notiz einfügen).
Nachteile der falschen Methode
- Mehrere Kommentareinträge betreffen dieselbe Korrektur und die Kommentarliste ist lang und unübersichtlich.
- Die zu korrigierende Textstelle ist nicht klar auszumachen.
- Es ist unklar, ob ein Text ergänzt, gelöscht oder korrigiert werden muss.
- Sowohl das Vermerken der Korrektur im PDF als auch die Übernahme der Korrektur ins Layoutprogramm benötigt mehr Zeit.