Acrobat: Richtig korrigieren

Korrekturen können mit Acrobat (PDF) einfach und unmissverständlich kommuniziert werden. Aber dafür müssen auch die korrekten Kommentarfunktionen verwendet werden.

Von Druckereien und Agenturen werden fast ausschliesslich PDF-Dokumente als «Gut zum Druck» oder Kontrollabzug verschickt. Das spart Kosten und Zeit. Im Idealfall werden Fehler, die auf diesen Abzügen entdeckt werden, vom Kunden auch gleich mit der Kommentarfunktion in Acrobat markiert.

Download Beispiel-PDF

Acrobat_richtig_korrigieren_falsch.pdf 198 KB Acrobat_richtig_korrigieren_korrekt.pdf 202 KB

Vorteile

Die Verwendung der Kommentarfunktion in Acrobat zur Angabe von Korrekturen hat viele Vorteile.

Zum Beispiel

Checkbox, um einen Kommentar als erledigt zu markieren

Filterung der Kommentare
Information zum Autor des Kommentars
Keine Handschriften, die entziffert werden müssen
Texte können via Copy&Paste übernommen werden

Falsche Anwendung

Leider werden die Kommentarfunktionen vielfach nicht korrekt benutzt und das kann die Weiterverarbeitung sehr fehleranfällig und zeitaufwendig machen. Der häufigste Fehler ist, dass nur die Notizfunktion benützt wird oder dass für eine Korrektur mehrere Werkzeuge eingesetzt werden (durchstreichen aber den neuen Text mit einer Notiz einfügen).

Nachteile der falschen Methode

Mehrere Kommentareinträge betreffen dieselbe Korrektur und die Kommentarliste ist lang und unübersichtlich.
Die zu korrigierende Textstelle ist nicht klar auszumachen.
Es ist unklar, ob ein Text ergänzt, gelöscht oder korrigiert werden muss.
Sowohl das Vermerken der Korrektur im PDF als auch die Übernahme der Korrektur ins Layoutprogramm benötigt mehr Zeit.

Korrekturanzeige mit der falschen Methode

Vorteile der richtigen Methode

Die zu korrigierende Stelle ist 100% genau auszumachen.

Keine Missverständnisse, ob ein Text gelöscht, korrigiert oder ergänzt werden muss.
Ein Kommentar entspricht einer Korrektur, das spart enorm Zeit.

Korrekturanzeige mit der richtigen Methode